Compromiso de AB Agri

En AB Agri hacemos negocios de la manera correcta. La esencia de nuestro proceder en el trabajo se centra en una buena gobernanza y un comportamiento ético. Nos comprometemos a actuar siempre con integridad.

Promovemos y protegemos con orgullo una cultura de confianza, equidad y responsabilidad que prioriza la ética.

Promovemos una cultura de transparencia. Sabemos que somos una empresa más fuerte cuando nuestra gente se siente empoderada para denunciar. Alentamos una comunicación eficaz y honesta en todos los niveles de la organización.

Si alguna persona que trabaja en nuestra empresa descubre algo que crea inapropiado, impropio, deshonesto, ilícito o peligroso, queremos que actúe y exprese sus preocupaciones.

Entendemos que las personas pueden sentirse nerviosas a la hora de realizar una denuncia. Por ello, nos aseguraremos de que estén protegidas de las consecuencias negativas de hacer una denuncia interna. Esperamos que las personas se sientan capaces de hacer una denuncia interna. Asesoramos a nuestros directores sobre cómo tratar estos asuntos con discreción y de manera apropiada; en su defecto, contamos con un mecanismo externo confidencial y anónimo (cuando esté permitido) para hacer denuncias internas.

Hacer una denuncia interna nos permite tomar medidas para tratar las preocupaciones de las personas que presentan las denuncias, hacer lo correcto y crear un entorno de trabajo mejor para todos.

La responsabilidad de supervisar esta política corresponde al Comité de Auditoría del Consejo de Associated British Foods plc (ABF).

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¿POR QUÉ debería denunciar?

AB Agri fomenta una cultura abierta en todos sus tratos con los empleados y otras personas con las que entra en contacto. Una comunicación eficaz y honesta es esencial para tratar de forma eficaz los incidentes de comportamiento inapropiado, impropio, deshonesto, ilícito o peligroso.

Al hacernos saber sus preocupaciones, nosotros podemos asegurar que se traten del modo apropiado, al tiempo que nos ayuda a proteger los intereses de nuestro personal, nuestra organización y la comunidad en general.

¿A QUIÉN le corresponde denunciar?

Alentamos a todas las personas que trabajan para [Empresa ABF] en cualquiera de nuestras entidades en cualquier país y en cualquier posición capacidad a denunciar. Esto incluye empleados de todos los niveles, directores, funcionarios, trabajadores a tiempo parcial y de término fijo, trabajadores eventuales y de trabajo temporal, trabajadores en comisión de servicio, voluntarios, trabajadores a domicilio, extrabajadores, directores no ejecutivos, solicitantes de empleo y otras personas que participen en el proceso de reclutamiento, aprendices y quienes realicen pasantías.

También alentamos a terceros y sus trabajadores que, en el marco de un proceso de participación, estén o hayan estado asociados con [Empresa ABF] a que denuncien, incluidos accionistas, proveedores, agentes, contratistas, subcontratistas, consultores externos, representantes de terceros, socios comerciales, aquellos involucrados en negociaciones precontractuales y patrocinadores.

Todas las personas que trabajan para [Empresa ABF] y los terceros tienen derecho a usar cualquiera de los canales de información descritos en esta Política.

¿QUÉ debería denunciar?

Si usted cree sinceramente que se está produciendo un comportamiento inapropiado, impropio, deshonesto, ilícito o peligroso, puede presentar su denuncia de buena fe, con la certeza de que nosotros le apoyaremos.

El objetivo del programa Speak Up es proporcionar un mecanismo para informar, investigar y remediar el comportamiento inapropiado que ocurre en el contexto de actividades relacionadas con el trabajo de AB Agri, o cuando una persona o personas asociadas con AB Agri han hecho, están haciendo o es probable que hagan algo que es inapropiado, impropio, deshonesto, ilegal o peligroso. Esto incluye lo siguiente:

• actuar ilegalmente;

• actuar de forma poco ética;

• actuar incumpliendo las regulaciones operativas;

• participar en conductas fraudulentas;

• incumplir las obligaciones legales;

• realizar un error judicial;

• poner en peligro la salud o la integridad física o moral de una persona;

• ocasionar daños al medio ambiente;

• participar en sobornos o corrupción;

• facilitar la evasión fiscal;

• participar en incumplimientos de derechos humanos o esclavitud moderna;

• participar en revelaciones no autorizadas de información confidencial u otras filtraciones de datos;

• incumplir cualquiera de las políticas de ABF o [Empresa ABF];

• discriminar contra una persona;

• participar en acoso, ya sea físico, sexual, psicológico o de otro tipo;

• irregularidades graves incluyendo con relación a lo siguiente:

o contabilidad;

o control de la contabilidad interna;

o auditoría;

o delitos bancarios y financieros;

o infracción de derechos de propiedad intelectual;

o conflictos de intereses; y

• ocultar deliberadamente cualquiera de los comportamientos anteriores.

Esta no es una lista exhaustiva; por lo tanto, si hay algo más que le preocupa o piensa que deberíamos saber, denúncielo.

Le pedimos que tenga en cuenta que los procedimientos Speak Up no sustituyen los procedimientos normales para presentar quejas relacionadas con el lugar de trabajo u otras políticas relevantes. En particular, no debería utilizar los procedimientos detallados en este documento para plantear asuntos asociados exclusivamente con sus circunstancias personales, como sus términos y condiciones laborales. Si tiene dudas respecto del alcance de esta Política o si desea hablar con alguien confidencialmente antes de realizar una denuncia oficial, consulte a cualquiera de los contactos identificados más abajo.

¿CÓMO hacer una denuncia?

Opción 1: Informe a su gerente inmediato o director del departamento

Si le preocupa cualquier tipo de comportamiento inapropiado, debería poder plantearlo primero a su gerente inmediato. Esta es la vía normal que recomendamos utilizar para plantear el problema en primera instancia. No existe ningún procedimiento especial al respecto. Puede informarle del problema (lo que incluye solicitarle una reunión en persona) o presentarlo por escrito si lo prefiere.

Opción 2: Informe a uno de los contactos internos alternativos

En su defecto, puede informar de sus preocupaciones a su Speak Up Officer o a uno de los Contactos alternativos identificados a continuación. Nuevamente, usted puede informarles del problema (lo que incluye solicitarles una reunión en persona) o presentarlo por escrito si lo prefiere.

Si tiene motivos fundados para creer que el Equipo directivo sénior de su empresa empleadora o que el consejo directivo de ABF puede estar implicado en la actividad o la tolera, debe contactarse primero con el Director of Legal Services de ABF, cuyos datos de contacto figuran en el apartado “Contactos alternativos” más adelante en este documento.

Las denuncias internas son la mejor forma de presentar la información a la persona correcta, quien podrá actuar con prontitud y eficacia para resolver o evitar los riesgos para el interés público. Si bien es posible que tenga derecho a informar externamente (consulte el Apéndice 3 de esta Política, que establece los canales de información externos en varios países), le recomendamos que considere esto como un último recurso.

Opción 3: Línea telefónica o servicio web Speak Up

Esperamos que se sienta capaz de informar de sus preocupaciones a una persona como se ha indicado anteriormente. Sin embargo, si la naturaleza del asunto le impide plantearlo a los contactos identificados o si ha seguido los canales internos enumerados en las opciones 1 y 2 y aun así sigue teniendo preocupaciones, puede ponerse en contacto con la línea telefónica o servicio web Speak Up.

Si opta por llamar a la línea telefónica Speak Up, escuchará un mensaje grabado (en su idioma local) que le pedirá que facilite el código de organización único correspondiente a su entidad. Luego, podrá grabar un mensaje de voz detallando el asunto que le preocupa. En ciertas jurisdicciones, su mensaje de voz se utilizará para crear un archivo de audio que podrá revisar, corregir (de ser necesario) y confirmar que refleja con precisión su informe.

Si elige utilizar el servicio web Speak Up, se le dará la oportunidad de escribir un mensaje detallando su preocupación. El texto en el servicio web se encuentra en su idioma local. La copia del mensaje escrito estará disponible en el servicio web para su revisión y usted podrá proporcionar comentarios sobre su mensaje original o información adicional en cualquier momento.

En el Apéndice 1 de esta Política se ofrece información sobre los números de teléfono, direcciones web y códigos de organización locales para Speak Up.

Si bien no alentamos los informes anónimos, tanto la línea telefónica como el servicio web Speak Up le permiten permanecer en el anonimato si lo desea (salvo que la legislación local no permita denuncias anónimas). Cuando se haga un informe anónimo, debería asegurarse de ofrecer suficientes detalles para permitir que el asunto se investigue. Los mensajes anónimos que no ofrecen suficiente información podrían impedir una investigación exhaustiva.

Los informes que se realicen a través de la línea telefónica o el servicio web Speak Up se enviarán a ABF y, si corresponde, se transmitirán a [Empresa ABF] para que se aborden de acuerdo con nuestros procedimientos Speak Up.

¿QUÉ sucederá después?

Se seguirá el mismo proceso independientemente del canal que usted haya elegido para realizar el informe.

Una vez que haya informado de su preocupación, acusaremos recibo de su informe dentro de los 7 días posteriores y llevaremos a cabo indagaciones y una valoración inicial sobre cómo proceder. Este paso se llevará a cabo con la mayor brevedad posible. Como parte de esta valoración inicial es posible que le pidamos información adicional sobre el asunto.

- Si ha informado de lo que le preocupa a una persona internamente, esta persona u otra persona apropiada se pondrá en contacto con usted para ayudar con la valoración. Si solicita una reunión para realizar o hablar sobre su informe, esta se programará dentro de los 14 días posteriores a la solicitud. Si le pedimos que asista a una reunión, podrá invitar a un compañero que le acompañe. Su acompañante debe respetar la confidencialidad de la información que usted ha revelado, así como de

cualquier investigación posterior.

- Si ha informado su inquietud a través de la línea o el servicio web Speak Up, recibirá un número de caso único. Si regresa a la línea telefónica o al servicio web Speak Up donde inicialmente realizó su informe y utiliza este número, podrá escuchar o leer el acuse de recibo de su informe (en un plazo de 7 días), cualquier solicitud de información adicional y novedades respecto del estado de su informe.

La valoración inicial podría dar como resultado una investigación oficial que, dependiendo de lo que se halle, determinará las acciones por adoptar y el plazo implicado.

Recibirá comentarios en relación con su informe dentro de los 3 meses siguientes al acuse de recibo del informe. Cuando sea posible, le informaremos del resultado de las consultas e investigaciones, así como de cualquier medida tomada (sujeto a requisitos de confidencialidad). Cuando hacerlo no obstaculice la investigación y lo permita la legislación, también nos esforzaremos por brindar actualizaciones sobre el progreso de su informe a medida que se produzcan novedades (sujeto a requisitos de confidencialidad).

Si su preocupación se alinea más con otras políticas (p. ej., disciplinaria o de quejas relacionadas con el lugar de trabajo), su contacto le informará al respecto.

Si no le satisface la respuesta que recibe, recuerde que puede dirigirse a cualquiera de los otros contactos detallados en esta Política. AB Agri se compromete a garantizar que estos problemas se gestionen de manera justa y adecuada.

¿CÓMO le protegemos?

De las repercusiones

No toleraremos la victimización de las personas que informen de una preocupación genuina: nos aseguraremos de que usted cuente con el apoyo y la protección necesarios contra repercusiones adversas, represalias o perjuicios.

Siempre y cuando usted crea razonablemente que ha ocurrido, está ocurriendo u ocurrirá algo inapropiado, no importa si está equivocado.

Después de haber planteado su preocupación, la persona a la que ha revelado la información, a menos que se le aconseje de otro modo, será su punto de contacto para el asunto. Si usted piensa que, como resultado de plantear su preocupación, existe algún perjuicio para usted o su trayectoria profesional, informe

inmediatamente a su contacto o a cualquier otro de los contactos enumerados en el apartado “Contactos alternativos” más adelante en este documento.

No se tolera y puede constituir infración laboral amenazar, tratar desfavorablemente o tomar represalias contra aquellos que usen el programa Speak Up.

Lo mismo suceder en el caso de presentar una acusación maliciosa o deshonesta.

Su identidad

Esperamos que pueda denunciar francamente. Sin embargo, tomaremos todas las medidas razonables para mantener su identidad en secreto. Solo daremos a conocer su nombre a aquellas personas que necesiten saberlo para investigar la denuncia (y obtendremos su consentimiento a tal fin cuando sea necesario) o según lo exija la legislación.

No alentamos a las personas a que realicen denuncias anónimamente. Si no podemos obtener información adicional de usted, podría ser difícil o imposible que se lleve a cabo una investigación correcta y podría dificultar aún más el establecer si las acusaciones son fiables.

Si desea mantener su identidad en total anonimato, puede usar la línea telefónica Speak Up. El anonimato es posible en aquellos países en los que está legalmente permitido. A veces esto dependerá de la naturaleza de la denuncia.

PRIVACIDAD

Toda la información personal que le identifique a usted o a otra persona y que se obtenga como parte de una denuncia presentada al amparo de esta Política solamente se utilizará para los fines descritos en esta Política y conforme a la legislación vigente sobre protección de datos. Consulte el Aviso de privacidad que se incluye en el Apéndice 2 de esta Política para obtener más información sobre cómo ABF gestiona la información personal enviada a través de la línea telefónica y servicio web Speak Up, que se aplica complementariamente a otras políticas o avisos de protección de datos a nivel local.

Las personas cuya información personal se gestiona a través de la línea telefónica y del servicio web Speak Up tienen derechos garantizados por la ley de protección de datos, según se precisa en el Aviso de privacidad correspondiente.

OTRAS CUESTIONES

Cuando ha sido necesario, se ha acordado e implementado esta Política tras la celebración de consultas con el Comité de la Empresa local.

Salvo disposición legal en contrario, esta Política no forma parte de ningún contrato laboral del empleado y podremos modificarla en cualquier momento.

CONTACTOS

Speak Up Officers

El enlace que aparece a continuación ofrece información de los Speak Up Officers [introduzca el hiperenlace]

Contactos alternativos de ABF

Director of Financial Control, James Rushton,
Associated British Foods plc, Weston Centre,
10 Grosvenor Street, Londres W1K 4QY
Tel: +44 (0)20 7399 6567

Director of Legal Services, Paul Lister,
Associated British Foods plc, Weston Centre,
10 Grosvenor Street, Londres W1K 4QY
Tel: +44 (0)20 7399 6512

Chief People and Performance Officer, Sue Whalley, Associated British Foods plc, Weston Centre
|10 Grosvenor Street, Londres W1K 4QY
Tel: +44 (0)20 7399 6562

Head of Legal Services - Compliance, Julian Miezitis,
Associated British Foods plc,
50-51 Russell Square, Londres WC1B 4JA Tel: +44 (0)7921 290673

APÉNDICE 1

SPEAK UP: NÚMEROS DE CONTACTO, DIRECCIONES WEB Y CÓDIGOS DE ORGANIZACIÓN

APÉNDICE 2

SPEAK UP: SU PRIVACIDAD

Promovemos una cultura de transparencia y alentamos a las personas a sentirse empoderadas para denunciar. Si alguna persona que trabaja en nuestra empresa descubre algo que considera inapropiado, impropio, deshonesto, ilícito o peligroso (“comportamiento inapropiado”), queremos que actúe y exprese sus preocupaciones.

Nos comprometemos a cumplir con nuestra obligación de explicar cómo recopilamos y procesamos la información personal recolectada a través de Speak Up, de conformidad con las leyes de protección de la información aplicables. Este aviso está destinado a lograr ese objetivo.

A los efectos de la legislación europea en materia de protección de datos, el responsable del tratamiento de la información personal recopilada tanto:

(i) cuando se plantee una inquietud sobre un comportamiento inapropiado, ya sea a la gerencia directa local, por medio de otros canales internos o cuando se informe una inquietud a través de la línea telefónica o el servicio web Speak Up (denominados conjuntamente en este aviso un “informe”); como

(ii) durante la gestión de una investigación relacionada con dicha denuncia;

será el empleador de la persona que plantea la preocupación. Cuando dicha persona no trabaje para un miembro del grupo ABF, el responsable del tratamiento de la información pertinente será la organización ABF a la cual la persona plantee su inquietud o respecto de la cual se formule dicha inquietud.

¿Qué información personal tratamos?

Normalmente recopilaremos el nombre, el cargo y los datos de contacto de la persona que realiza el informe, así como el nombre y los detalles pertinentes de otras personas nombradas en el informe junto con una descripción de la conducta en cuestión y cualquier pregunta o inquietud planteada por el denunciante. Las personas que realizan un informe a través de la línea telefónica o el servicio web Speak Up generalmente no necesitan dejar su nombre. Sin embargo, le alentamos a que se identifique, ya que las denuncias anónimas tienden a ser menos eficaces y, si no tenemos suficiente información, podría ser imposible llevar a cabo una investigación a fondo.

Alentamos a que todas las denuncias incluyan detalles suficientes y pertinentes para ayudarnos a realizar una investigación adecuada sobre los asuntos denunciados. Pedimos que todos los informantes tengan esto en cuenta e incluyan información que sea precisa y completa según su leal saber y entender.

Según la naturaleza del asunto denunciado, podemos recolectar información personal perteneciente a “categorías especiales”, a veces denominadas “información personal sensible”. Esto incluye información relacionada con asuntos como el origen racial o étnico, creencias religiosas, salud física o mental, afiliaciones a sindicatos laborales, orientación sexual, información asociada con la vida sexual, datos biométricos, datos genéticos, expedientes penales e información asociada con delitos o procesos penales.

Tomamos medidas para garantizar que la información que recibimos:

- sea exacta: cuando sea posible, se pedirá a los informantes que revisen y confirmen la información que hayan proporcionado al realizar su informe;

- esté actualizada: esperamos que los informantes nos indiquen si algo cambia y, si así fuera, rastrearemos estos cambios en los documentos que produzcamos;

- se limite a lo que sea necesario para nuestros propósitos de investigación y para ejecutar nuestro procedimiento Speak Up: esperamos que los informantes limiten la información que brindan solo a aquella que sea fáctica. Cualquier información personal que no sea evidentemente útil para nuestros fines de investigación de informes no será recogida o, si se recoge por error será eliminada inmediatamente.

- solo se comparta cuando sea estrictamente necesario (consulte más abajo ¿Con quién se comparte esta información personal?).

Se puede notificar a las personas implicadas en un informe de los asuntos en cuestión (a menos que hacerlo pueda comprometer la investigación y en la medida permitida por la ley aplicable), pero trataremos la identidad del informante como confidencial, como se describe con más detalle en “¿Con quién se comparte esta información personal?” a continuación.

¿Cómo utilizamos esta información personal?

Documentaremos la información que recibamos de los informantes (la cual se registrará con su consentimiento de conformidad con la legislación aplicable) y, cuando corresponda, investigaremos cualquier preocupación o denuncia planteada y determinaremos cualquier medida que se deba tomar después de un informe. En ciertos casos, esto puede incluir la aplicación de nuestros derechos y obligaciones legales cuando se presenten acciones legales a instancias de o en contra de los trabajadores de ABF, o bien cuando tales acciones los involucren.

También mantendremos informado al denunciante sobre el progreso y el resultado de su denuncia, de conformidad con los requisitos legales locales.

También podemos crear informes anónimos que nos permitan mantener una descripción general de las tendencias o áreas de preocupación en las que pueda necesitarse formación adicional u otros pasos en relación con el funcionamiento del programa Speak Up.

¿Cuál es nuestra base legal para utilizar esta información personal?

Esta sección se aplica en países (principalmente de Europa) que nos exigen especificar la base legal en la que nos apoyamos para procesar la información personal.

Utilizaremos la información personal contenida en los informes para cumplir con una obligación legal (por ejemplo, una obligación según las leyes locales de “denuncia de irregularidades”), o bien cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos comprender e investigar comportamientos inapropiados. Tenemos un interés legítimo en garantizar que nuestro negocio, nuestros clientes y nuestros empleados estén protegidos de actividades ilegales, poco éticas o inapropiadas de acuerdo con nuestros valores corporativos y códigos de conducta.

Cuando un informe incluya categorías especiales de información personal o datos personales con respecto a condenas o delitos penales, solo utilizamos esta información con los alcances previstos en las leyes aplicables de la siguiente manera:

- Respecto del uso de categorías especiales de información personal cuando el tratamiento sea:

o necesario para cumplir con nuestras obligaciones en el ámbito del derecho laboral (cuando existan salvaguardas para proteger la privacidad y otros derechos fundamentales);

o necesario para el establecimiento o la defensa de reclamos legales; y

- Respecto de información relativa a delitos o denuncias penales:

o cuando nos lo permita la legislación local.

¿Con quién se comparte esta información personal?

Contamos con rigurosos procesos de gobernanza para garantizar que solo compartamos informes cuando sea estrictamente necesario, manteniendo la confidencialidad conforme a los más altos estándares. Para garantizar que las personas puedan presentar un informe Speak Up libremente, tomamos todas las medidas razonables para mantener confidencial la identidad del informante. Solo compartiremos el nombre del informante y los nombres de otras personas mencionadas en el informe con nuestros proveedores de servicios y con aquellas personas que

necesitan saberlo para investigar cualquier acusación y solo cuando lo permita la legislación aplicable. Si necesitamos compartir información personal del informante con fines legales (por ejemplo, con autoridades judiciales o policiales), se lo informaremos primero al informante, salvo cuando hacerlo pueda comprometer los procedimientos legales o la investigación. Tenga la seguridad de que, si necesitamos compartir información personal con autoridades judiciales o policiales, estas deberán cumplir con sus propias normas locales de protección de la información.

Las investigaciones sobre las denuncias presentadas en un informe generalmente estarán a cargo del empleador del informante o, cuando esa persona no trabaje para un miembro del grupo ABF, la investigación estará a cargo de la empresa ABF en la que se realizó el informe o sobre la cual se realizó el informe. Dependiendo de la naturaleza del problema y de acuerdo con la Política Speak Up, esa empresa podría necesitar escalarlo a la sede divisional o a ABF (según corresponda). En tal caso, es posible que necesiten compartir información personal que sea estrictamente necesaria para la gestión y la investigación adecuadas del problema, pero solo en la medida en que lo permita la legislación aplicable.

La decisión sobre qué información se comparte y con quién dependerá de (i) la naturaleza de las circunstancias descritas en el informe; (ii) la realización adecuada de cualquier investigación requerida; y (iii) las leyes locales que debamos cumplir en el país.

¿Cuánto tiempo conservamos esta información personal?

Las grabaciones de voz iniciales se eliminan una vez que se crean las transcripciones o las actas de las reuniones y luego dichos registros se conservarán dentro del sistema de gestión de casos Speak Up. Lo mismo ocurre con las denuncias realizados a través del servicio web.

Conservaremos toda la información procesada como parte de un informe o investigación en nuestro sistema de gestión de casos Speak Up durante 3 años después de que se haya completado el informe o la investigación y luego se eliminará, a menos que:

(i) se requiera un período diferente según las leyes locales; o

(ii) se inicien procedimientos disciplinarios o contenciosos, en cuyo caso la información personal se conservará para cumplir con los plazos legales locales para el ejercicio de acciones legales.

Los registros estadísticos del tipo de informe, la ubicación y el resultado de la investigación (sin información de identificación personal) se conservarán durante más tiempo para fines de informes internos.

¿Dónde se conserva esta información personal?

Toda la información personal procesada en relación con Speak Up se almacena en un sistema de gestión de casos seguro. Utilizamos un proveedor de servicios externo para proporcionar el servicio Speak Up y hemos implementado sólidas medidas contractuales y técnicas para garantizar la seguridad de la información cuando está en sus manos.

Sus derechos

• Usted puede solicitar en cualquier momento que le facilitemos una copia de su información personal.

• Si piensa que la información personal que mantenemos sobre usted no es exacta o está incompleta, puede solicitar que corrijamos o completemos la información.

• En algunas circunstancias, tiene derecho a objetar el uso de su información y el derecho a pedir que limitemos nuestro uso de su información o que la eliminemos.

• Si necesitamos obtener su consentimiento para cualquiera de los fines establecidos en este aviso, usted tiene derecho a denegarlo, sin que ello afecte al procesamiento de su información personal antes de la denegación.

Sin embargo, existen algunas excepciones a estos derechos. Por ejemplo, no nos será posible eliminar su información si la ley nos exige que la conservemos o si necesitamos usarla para establecer o defender un reclamación legal.

Si desea acceder a su información personal o ejercer alguno de sus derechos, deberá comunicarse con su Coordinador de Protección de Datos local. Si tiene alguna preocupación sobre la forma en que gestionamos su información, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de supervisión de protección de la información local.

REQUISITOS ADICIONALES ESPECÍFICOS DE LA JURISDICCIÓN

Cabe señalar que esta sección proporciona orientaciones específicas que resultan aplicables en España. Si existe algún conflicto entre esta sección y el Aviso de privacidad de Speak Up que se menciona anteriormente, se aplicará esta sección.

¿Con quién se comparte esta información personal?

De conformidad con la legislación nacional, las únicas partes que tendrán acceso a la información personal relacionada con un informe son:

- el responsable formal del sistema;

- el gerente operativo del sistema;

- el Head of HR o un cargo equivalente (pero solo si pueden aplicarse medidas disciplinarias en el caso concreto);

- el Head of Legal (pero solo si se deben adoptar medidas legales respecto de los hechos denunciados);

- los encargados del tratamiento de la información designados;

- el Data Protection Officer (DPO);

- otras personas cuya intervención pueda ser estricta y manifiestamente necesaria para adoptar medidas correctivas o para hacer avanzar los procedimientos disciplinarios o penales.

¿Cuánto tiempo conservamos esta información personal?

En los casos en que no se haya tomado ninguna medida en relación con el informe, toda la información personal allí contenida se eliminará en el plazo de tres meses.

APÉNDICE 3

SPEAK UP: CANALES DE INFORMACIÓN EXTERNOS

Si su jurisdicción no figura a continuación, verifique localmente si hay canales de información externos relevantes.

ESPAÑA

Podrá considerar la posibilidad de comunicar el asunto a la Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción si se le asignó el centro de trabajo de Córdoba, o a la Oficina Antifrau de Catalunya si se le asignó el centro de trabajo de Barcelona hasta que se constituya la Autoridad Independiente de Protección al Informante, que será de aplicación a nivel nacional.

Si no se le asignó ninguno de los centros de trabajo mencionados anteriormente, le será de aplicación la Autoridad Independiente de Protección al Informante, con independencia del centro de trabajo al que esté adscrito, desde el momento de su constitución, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023 del 20 de febrero, que regula la protección de las personas que informen de infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

De acuerdo con lo anterior, los datos de contacto de las autoridades regionales aplicables a la fecha de esta Política Speak Up son los siguientes:

Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción

• Por teléfono: (+34) 854 53 94 82;

• Por correo electrónico: antifraudeandalucia@antifraudeandalucia.es

• Por correo postal: Avenida San Francisco Javier, 15, 3ª planta, edificio Capitolio, 41005 Sevilla; y

• Por medios electrónicos: https://buzon.antifraudeandalucia.es/#/

Oficina Antifrau de Catalunya, OAC:

• Por teléfono: (+34) 935 545 555;

• Por correo electrónico: analisi@antifrau.cat (en este caso se deberá rellenar un formulario específico);

• Por correo postal: Calle Ribes, 1-3, 08013 Barcelona; y

• Por medios electrónicos: https://denunciesanonimes.antifrau.cat/#/?lang=es

Dependiendo de la naturaleza del problema, es posible que desee presentar un informe a una institución, organismo, oficina o agencia de la Unión Europea.

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